Datenschutzerklärung

Clonefy hat seinen Sitz in der Peizerweg 140, 9727 AP Groningen, und ist im niederländischen Handelsregister (KvK) unter der Nummer 90681096 eingetragen. Unsere Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lautet NL004300936B81.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie:

• unsere Website besuchen;
• mit uns Kontakt aufnehmen;
• ein Angebot oder einen Zahlungslink von uns annehmen oder einen Vertrag mit uns schließen;
• einen Clone erstellen lassen;
• unsere Software, unseren Workspace, unseren Videoplayer oder unser Hosting nutzen;
• Support erhalten;
• in Aufnahmen, Skripten, Videos oder anderen Materialien vorkommen, die über Clonefy verarbeitet werden.

Bei rechtlichen Fragen oder Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter legal@clonefy.ai.

Clonefy ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, und hat auch keinen benannt. Datenschutzfragen gehen an die oben genannte Adresse und werden intern bearbeitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die Clonefy als Verantwortlicher verarbeitet. Dazu können unter anderem Daten folgender Personen gehören:

• Besucherinnen und Besucher unserer Website;
• Ansprechpersonen von Interessenten und Kunden;
• Nutzerinnen und Nutzer eines Clonefy-Kontos oder Workspace;
• Clone-Personen;
• Personen, die sich an den Support wenden;
• Personen, deren personenbezogene Daten in Skripten, Uploads oder Projektmaterial enthalten sind, das Clonefy zur Verfügung gestellt wird.

Zur Klarstellung gilt bei Clonefy im Wesentlichen folgende Rollenverteilung:

• für unsere eigene Website, Marketing, Vertrieb, Angebote, Verträge, Rechnungsstellung, die eigene Kundenbeziehung, die Vergabe von Konten, Sicherheit und die interne Geschäftsorganisation handelt Clonefy grundsätzlich als Verantwortlicher;
• für personenbezogene Daten, die ein Kunde über die Clonefy-Dienste im Rahmen seiner eigenen Organisation, eigener Websites, eigener Portale, einer eigenen Lernumgebung, eigener Skripte, eines eigenen Clone-Einsatzes oder eigener Endnutzerprozesse verarbeiten lässt, handelt Clonefy grundsätzlich als Auftragsverarbeiter, soweit Clonefy dabei nicht selbst über den Zweck und die wesentlichen Mittel entscheidet.

In manchen Situationen kann die Rollenverteilung gemischt sein oder je Verarbeitungstätigkeit unterschiedlich ausfallen. In diesen Fällen sind die tatsächlichen Umstände, die vertraglichen Vereinbarungen und die anwendbaren Gesetze maßgeblich. Verarbeitet Clonefy personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden, gelten zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) oder andere Datenschutzvereinbarungen mit diesem Kunden. In diesem Fall ist dieser Kunde meist die erste Anlaufstelle für Datenschutzanfragen zu dieser konkreten Verarbeitung.

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, hängt von Ihrer Beziehung zu uns und von dem genutzten Dienst ab.

3.1Websitebesucher und Kontaktanfragen

Wir können unter anderem folgende Daten verarbeiten:

• Name;
• Firmenname;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Inhalt Ihrer Nachricht;
• Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme;
• technische Daten, die für die Sicherheit, die Fehlersuche oder die ordnungsgemäße Funktion der Website erforderlich sind.

3.2Interessenten, Kunden und Ansprechpersonen

Wenn Sie im Namen einer Organisation mit Clonefy zusammenarbeiten oder darüber mit uns in Kontakt stehen, können wir unter anderem verarbeiten:

• Name;
• Funktionsbezeichnung;
• Firmenname;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Rechnungs- und Zahlungsdaten;
• Vertrags-, Angebots- und Bestelldaten;
• Kommunikation zu Vertrieb, Onboarding, Support oder Durchführung;
• Konto- und Workspace-Daten.

3.3Nutzerinnen und Nutzer unserer Software und unseres Workspace

Wenn Sie die Clonefy-Software nutzen, können wir unter anderem verarbeiten:

• Name;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Benutzerrolle;
• Kontostatus;
• Workspace-Daten;
• Login- und Sitzungsdaten;
• Nutzungsdaten innerhalb der Software;
• Einstellungen und Präferenzen;
• Support- und Fehlermeldungen;
• Daten zu Abonnementform, Credits und Nutzungslimits.

3.4Clone-Erstellung und Videoproduktion

Wenn Clonefy einen Clone erstellt oder Clone-bezogene Leistungen erbringt, können wir unter anderem verarbeiten:

• Name der Clone-Person;
• Funktion oder Rolle innerhalb einer Organisation;
• Videoaufnahmen;
• Audioaufnahmen;
• Stimmaufnahmen;
• Skripte und Texteingaben;
• Bilder von Gesicht, Oberkörper, Mimik, Haltung und Körpersprache;
• Metadaten zu Aufnahmen und Projekten;
• Einwilligungsdokumente und Projektvereinbarungen.

3.5Skripte, Uploads und Projektmaterial

Kunden oder Nutzer können selbst personenbezogene Daten in Skripte, Dokumente, Untertitel, Uploads, Schulungsmaterial, Anweisungen oder andere Inhalte aufnehmen, die über unsere Dienste verarbeitet werden. Das können zum Beispiel Namen, Funktionen, interne Anweisungen oder andere inhaltliche Angaben sein.

3.6Player- und Nutzungsanalysen

Wenn unser Videoplayer, unser Hosting oder unsere Analysefunktionen genutzt werden, können wir unter anderem verarbeiten:

• Sitzungskennungen;
• Wiedergabeereignisse wie Play, Pause, Heartbeat, Beenden, erneutes Ansehen und Drop-off;
• Sprachwahl;
• Wiedergabezeit und Wiedergabedauer;
• technische Metadaten wie User-Agent, verweisender Host und Ländercode;
• im App-Kontext, sofern zutreffend, eine Benutzer-ID oder eine Workspace-Zuordnung.

Diese Daten werden verwendet, um Analysen und Berichte zu ermöglichen. Die Verarbeitung kann zunächst auf Sitzungs- oder Ereignisebene erfolgen und anschließend aggregiert in Dashboards und Übersichten dargestellt werden.

3.7Websitestatistiken

Um zu sehen, wie unsere Website genutzt wird und welche Organisationen Interesse zeigen, messen wir Besuche ohne Cookies und ohne etwas auf Ihrem Gerät zu speichern. Dafür nutzen wir einen Statistikdienst und ein eigenes Besucherprotokoll. Pro Besuch können erfasst werden:

• Datum und Uhrzeit des Besuchs;
• die besuchte Seite und der zugehörige Seitentyp;
• die Seite oder Quelle, von der Sie gekommen sind, sowie Kampagnenparameter im Link;
• ein ungefährer Standort, abgeleitet aus Ihrer IP-Adresse, bis auf die Ebene von Land, Region und Stadt;
• Betriebssystem, Browser und Gerätetyp, jeweils mit Versionsnummer;
• eine begrenzte Zahl von Ereignissen, die wir selbst festgelegt haben: das Klicken auf eine Schaltfläche zur Demo, das Starten eines Videos, das Öffnen eines Beispiels, der Sprachwechsel in der Demo und das Öffnen einer Frage.

In unserem eigenen Besucherprotokoll speichern wir auch Ihre IP-Adresse. Damit ermitteln wir, zu welcher Organisation oder welchem Internetanbieter die Adresse gehört, sodass wir sehen können, welche Unternehmen unsere Website besuchen. Dies tun wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, geschäftliches Interesse an Clonefy zu erkennen. Wir verknüpfen dies nicht mit Ihrem Namen oder Ihrer E-Mail-Adresse und versuchen nicht herauszufinden, wer Sie persönlich sind. Besucher werden anhand eines Werts wiedererkannt, der aus der Anfrage berechnet wird und nach 24 Stunden verfällt; wir verfolgen Sie also weder zwischen Besuchen noch über andere Websites hinweg. Die IP-Adresse löschen wir nach 30 Tagen, die übrigen Besuchsdaten nach 13 Monaten. Sie können über die Kontaktdaten in dieser Erklärung Widerspruch einlegen.

3.8Zahlungen und Buchhaltung

Für Zahlungen, Rechnungen, Abonnements und Credit-Käufe können wir unter anderem verarbeiten:

• Name der Ansprechperson;
• Firmenname;
• Rechnungsdaten;
• Zahlungsstatus;
• Abonnementinformationen;
• Transaktions- und Rechnungsreferenzen;
• Kommunikation über Zahlungen oder Inkasso.

3.9Den Clone etwas sagen lassen

Auf unserer Website können Sie den Stimm-Clone von Otter einen kurzen eigenen Text sprechen lassen. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den von Ihnen eingegebenen Text, die gewählte Sprache, die Übersetzung, Ihre IP-Adresse und technische Daten Ihres Browsers.

Wir verwenden diese Daten, damit die Funktion arbeitet, um Missbrauch der Stimme zu verhindern und um nachvollziehen zu können, was gesprochen wurde. Außerdem können wir Ihnen an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse eine Nachricht über Clonefy senden. Möchten Sie das nicht, teilen Sie es uns mit, dann tun wir das nicht mehr. Ihr Text wird für Übersetzung und Prüfung von Anthropic und für die Sprachausgabe von ElevenLabs verarbeitet. Das Audio wird nur in Ihrem Browser abgespielt und von uns nicht als Datei gespeichert. Wir speichern diese Daten so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, höchstens jedoch zwölf Monate.

3.10Fragen an den AI Clone und Gespräche mit ihm

Auf unserer Website können Sie dem AI Clone von Otter eine Frage stellen oder kurz mit ihm sprechen. Dafür verarbeiten wir die Fragen, die Sie eingeben, die Antwort des Clones, die Seite, auf der Sie die Frage gestellt haben, den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und einen zufälligen Code in einem funktionalen Cookie (clonefy_kloon). Dieses Cookie und Ihre IP-Adresse verwenden wir nur, um die Zahl der Fragen und Gespräche pro Tag zu begrenzen. Ein Gespräch mit Bild und Ton nutzt Ihr Mikrofon, und zwar erst, nachdem Sie dies in Ihrem Browser erlaubt haben.

Wir verwenden diese Daten, damit die Funktion arbeitet, um Missbrauch zu verhindern und um zu sehen, welche Fragen Besucher haben, damit wir unsere Website und unsere Erläuterungen verbessern können. Ihre Fragen werden zur Beantwortung von Anthropic verarbeitet. Ein Gespräch mit Bild und Ton läuft über Anam; wir speichern davon weder Ton noch Bild. Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten ein. Ihre IP-Adresse löschen wir nach 30 Tagen, die Fragen und Antworten spätestens nach zwölf Monaten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für eindeutige und legitime Zwecke.

4.1Kontakt und Kommunikation

Wir verwenden personenbezogene Daten, um:

• Fragen zu beantworten;
• Kontaktanfragen nachzugehen;
• Demonstrationen, Calls oder Erstgespräche zu planen;
• kommerzielle oder operative Kommunikation zu führen.

4.2Angebote, Aufträge und Vertragsverwaltung

Wir verarbeiten Daten, um:

• Angebote, Zahlungslinks und Aufträge zu erstellen;
• Verträge zu schließen und zu erfüllen;
• Buchhaltung und Rechnungsstellung zu erledigen;
• Termine, Planung und Onboarding zu organisieren.

4.3Durchführung von Clone- und Videodiensten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• Aufnahmen zu machen;
• Clones zu erstellen;
• Skripte zu verarbeiten;
• Videos, Audio, Übersetzungen, Untertitel und weitere Ergebnisse zu generieren;
• Projekte durchzuführen und abzuliefern.

4.4Bereitstellung von Software, Hosting und Workspace-Funktionen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• Konten und Workspaces bereitzustellen;
• Zugänge zu verwalten;
• Einstellungen zu speichern;
• Hosting, Player-Funktionen, Downloads und Analysen bereitzustellen;
• Credits, Abonnementstatus und Nutzungslimits zu verwalten.

4.5Support, Sicherheit und Kontinuität

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• Support zu leisten;
• Störungen oder Fehler zu beheben;
• Missbrauch, Betrug oder Sicherheitsvorfälle zu verhindern oder zu untersuchen;
• die Sicherheit und Kontinuität unserer Dienste zu überwachen.

4.6Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Dienste

Wir können personenbezogene Daten oder daraus abgeleitete Daten verwenden, um:

• unsere Software, Workflows und Dienstleistungen zu pflegen und zu verbessern;
• Nutzungsmuster zu analysieren;
• Leistung, Stabilität und Qualität zu verbessern.

Soweit möglich, tun wir dies auf aggregierter, datensparsamer oder pseudonymisierter Grundlage. Clonefy verwendet kundenspezifische Skripte, Clone-Aufnahmen, Stimmaufnahmen, Quelldateien oder andere personenbeziehbare Kundenmaterialien weder für andere Kunden noch für allgemeines Modelltraining oder externe Showcase-Zwecke, es sei denn, hierfür liegt ausdrücklich eine gesonderte Rechtsgrundlage oder Einwilligung vor.

4.7Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, um:

• gesetzliche Pflichten zu erfüllen;
• steuerliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen;
• auf rechtmäßige Anfragen von Aufsichtsbehörden, Behörden oder zuständigen Stellen zu reagieren;
• unsere Rechte zu schützen und rechtliche Ansprüche zu begründen oder abzuwehren.

Je nach Situation stützen wir unsere Verarbeitungen auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen.

5.1Erfüllung eines Vertrags

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrer Organisation erforderlich ist. Zum Beispiel für:

• Angebots- und Auftragsabwicklung;
• Onboarding;
• Kontoverwaltung;
• Clone-Erstellung;
• Bereitstellung von Software und Hosting;
• Support;
• Rechnungsstellung und Abonnements.

5.2Berechtigtes Interesse

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, etwa:

• die Wartung und Absicherung unserer Systeme;
• die Verbesserung unserer Dienstleistungen;
• die Pflege von Kundenbeziehungen;
• die Verhinderung von Missbrauch oder Betrug;
• die interne Verwaltung von Aufträgen, Support und Geschäftsbetrieb.

Dabei nehmen wir stets eine Interessenabwägung vor und verarbeiten nicht mehr Daten als nötig.

5.3Einwilligung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung, wenn dies erforderlich oder angemessen ist. Das kann zum Beispiel gelten für:

• bestimmte Formen der Nutzung von Bildnis und Stimme;
• die externe Nutzung von Demos oder erkennbaren Clone-Inhalten als Showcase oder im Portfolio;
• bestimmte Analyse- oder vergleichbare Techniken, für die eine vorherige Einwilligung erforderlich ist.

Stützen wir uns auf eine Einwilligung, kann diese grundsätzlich widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

5.4Rechtliche Verpflichtung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Beispiel für die steuerliche Buchführung oder wenn wir auf eine rechtmäßige Anfrage einer zuständigen Behörde reagieren müssen.

5.5Besondere Kategorien personenbezogener Daten und sensible Daten

Clonefy beabsichtigt grundsätzlich nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten, es sei denn, dies ist für die vereinbarte Dienstleistung erforderlich oder ergibt sich unvermeidbar aus vom Kunden bereitgestellten Materialien.

Bei der Clone-Erstellung verarbeiten wir Aufnahmen von Gesicht und Stimme. Solche Daten können sensibler Natur sein und in bestimmten Zusammenhängen unter besondere oder besonders geschützte Kategorien fallen. Clonefy behandelt solche Daten daher mit besonderer Sorgfalt, beschränkt den Zugriff darauf so weit wie möglich und verarbeitet sie ausschließlich für die vereinbarten Zwecke und auf einer geeigneten Rechtsgrundlage.

Clonefy liefert ausschließlich an Geschäftskunden und richtet seine Dienste nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren, und unsere Website, Software und unser Player sind nicht für sie bestimmt.

Kunden und Nutzer dürfen keine Aufnahmen, Skripte, Inhalte oder sonstigen Materialien hochladen oder verarbeiten lassen, die personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren enthalten, es sei denn, es besteht eine klare Notwendigkeit, eine gültige Rechtsgrundlage liegt vor und alle erforderlichen Einwilligungen oder Befugnisse sind vorab rechtswirksam geregelt.

Vermuten Sie, dass wir dennoch Daten eines Kindes verarbeitet haben, wenden Sie sich bitte an legal@clonefy.ai. Wir löschen diese Daten dann so schnell, wie es vernünftigerweise möglich ist.

Damit Sie Zwecke und Rechtsgrundlagen nicht selbst einander zuordnen müssen, sind sie unten zusammengestellt. Für einen Zweck kann mehr als eine Rechtsgrundlage gelten.

Wir erhalten personenbezogene Daten in der Regel:

• direkt von Ihnen;
• von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation;
• von unserem Kunden, wenn dieser uns mit Clone-Erstellung, Software oder Hosting beauftragt;
• über die Nutzung unserer Website, Software oder unseres Players;
• über Zahlungsanbieter, Supportkanäle oder andere geschäftliche Kommunikation;
• über Uploads, Skripte, Formulare, Intake oder Onboarding.

Sind Sie verpflichtet, Daten bereitzustellen?

Sie sind nie verpflichtet, uns Daten zu geben. Für einen Teil unserer Dienstleistungen sind bestimmte Daten jedoch erforderlich: Ohne Name, Kontaktdaten und Rechnungsdaten können wir keinen Vertrag schließen oder erfüllen, und ohne Aufnahmen der Clone-Person können wir keinen Clone erstellen. Erhalten wir diese Daten nicht, können wir die betreffende Leistung nicht erbringen. Im Übrigen, etwa bei der Beantwortung einer Frage, besteht keine Verpflichtung, und das Weglassen von Daten hat keine anderen Folgen, als dass wir weniger gezielt antworten können.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für unsere Dienstleistungen, unseren Geschäftsbetrieb, gesetzliche Pflichten oder den Schutz unserer Rechte erforderlich ist. Das kann unter anderem an folgende Empfänger geschehen:

• Anbieter von Cloud-Hosting, Speicher und Infrastruktur;
• Anbieter von E-Mail- und Kommunikationsdiensten;
• Anbieter von Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung;
• Anbieter von Authentifizierungs-, Backend- oder Datenbankinfrastruktur;
• Anbieter von Video-, Stimm-, KI- oder Übersetzungstechnologie;
• Anbieter von Support- und Kommunikationsfunktionen;
• Berater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsdienstleister, soweit erforderlich;
• Aufsichtsbehörden, Behörden oder zuständige Stellen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Clonefy arbeitet mit Kategorien von Unterauftragsverarbeitern und Dienstleistern. Sofern angemessen oder erforderlich, kann Clonefy auf Anfrage nähere Informationen zu relevanten Kategorien von Empfängern geben oder im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags oder einer Datenschutzanfrage eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter bereitstellen.

Clonefy kann personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten lassen, zum Beispiel wenn ein eingesetzter Dienstleister, Cloud-Anbieter oder KI-Anbieter dort ansässig ist oder von dort aus tätig ist.

Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR übermittelt, stellt Clonefy sicher, dass dafür eine geeignete Übermittlungsgrundlage genutzt wird, etwa:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; oder
• geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Wo nötig, ergreifen wir zusätzliche Maßnahmen, um internationale Übermittlungen so sorgfältig wie möglich zu gestalten.

Möchten Sie wissen, welche Garantien für eine bestimmte Übermittlung gelten, oder möchten Sie eine Kopie der verwendeten Standardvertragsklauseln erhalten, fordern Sie diese bitte unter legal@clonefy.ai an.

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für den Zweck erforderlich ist, für den wir sie verarbeiten, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Begründung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich. Clonefy wendet grundsätzlich die folgenden Aufbewahrungsfristen an.

9.1Angebote, Kontaktanfragen und Vertriebskommunikation

Bis zu 24 Monate nach dem letzten relevanten Kontakt, es sei denn, es wird vorher ein Vertrag geschlossen oder eine gesetzliche Pflicht verlangt etwas anderes.

9.2Konto- und Workspace-Daten

• solange das Konto oder der Workspace aktiv ist;
• danach grundsätzlich noch höchstens 90 Tage für den administrativen Abschluss, die Sicherheit, die Abwicklung und die Vorbereitung der Löschung.

9.3Skripte, Projektdaten und generierte Ergebnisse

• solange der Vertrag oder der Workspace aktiv ist;
• danach grundsätzlich noch höchstens 30 Tage in einer Abbau- oder Löschphase, sofern gesetzliche Pflichten, Streitigkeiten oder technische Notwendigkeit nichts anderes erfordern.

9.4Player-, Website- und Analysedaten

• der Wiedererkennungswert hinter unseren Websitestatistiken verfällt nach 24 Stunden;
• rohe Ereignis- und Sitzungsdaten grundsätzlich höchstens 12 Monate;
• aggregierte Analyseberichte grundsätzlich höchstens 24 Monate, es sei denn, sie sind vollständig anonymisiert oder werden für berechtigte Geschäftszwecke länger benötigt.

9.5Supportkommunikation

Grundsätzlich höchstens 24 Monate nach Abschluss der Supportanfrage, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist wegen einer laufenden Kundenbeziehung, einer Sicherheitsuntersuchung oder eines Rechtsstreits erforderlich.

9.6Clone-Aufnahmen, Clone-Konfigurationen und Quellmaterial

• solange sie für die aktive Dienstleistung benötigt werden;
• nach Vertragsende leitet Clonefy grundsätzlich das Löschverfahren ein;
• Clonefy ist bestrebt, das Löschverfahren für relevante Clone-Daten innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung abzuschließen, soweit die Systeme und Aufbewahrungszyklen der beteiligten Dienstleister dies zulassen.

9.7Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten

• solange es für den Vertrag erforderlich ist;
• danach so lange, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist, in jedem Fall für die geltende steuerliche Aufbewahrungsfrist.

9.8Einwilligungsdokumente

• solange der betreffende Clone, der Auftrag oder die Showcase-Einwilligung relevant ist;
• und danach grundsätzlich noch höchstens 7 Jahre für Beweiszwecke, die Beilegung von Streitigkeiten, die rechtliche Verteidigung und Dokumentationspflichten.

9.9Unzulässige oder fehlerhafte Uploads

Stellt Clonefy fest, dass Skripte, Uploads oder Projektmaterial Daten enthalten, die offensichtlich unrechtmäßig bereitgestellt wurden, außerhalb der vereinbarten Zwecke liegen oder nicht von Clonefy verarbeitet werden sollten, kann Clonefy diese Daten zurückweisen, sperren oder löschen und bei Bedarf zusätzliche Informationen oder eine Bestätigung der Befugnis anfordern.

9.10Backups und technische Restdaten

Sind personenbezogene Daten vorübergehend in Backups, Logdateien oder technischen Restdaten enthalten, wird Clonefy diese Daten nicht aktiv wieder in den Produktivbetrieb übernehmen, außer für Sicherheit, Wiederherstellung oder Kontinuität. Solche Daten werden gemäß den üblichen Backup- und Aufbewahrungszyklen von Clonefy und seinen Dienstleistern gelöscht oder überschrieben.

Clonefy trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Änderung oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen. Zu diesen Maßnahmen können unter anderem gehören:

• rollenbasierte Zugriffsbeschränkung;
• Authentifizierung und Sitzungsverwaltung;
• gesicherte Verbindungen;
• Protokollierung und Überwachung;
• vertragliche Vereinbarungen mit Dienstleistern;
• Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten nach dem Need-to-know-Prinzip.

Kein System ist völlig risikofrei. Deshalb können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

Auf unserer eigenen Website setzen wir nur funktionale Cookies, und nur dann, wenn Sie eine Funktion selbst nutzen: Beim Stimm-Clone (Abschnitt 3.9) speichert ein Cookie, welche E-Mail-Adresse Sie eingegeben haben und wie viele Versuche Sie noch haben, und bei Fragen an den AI Clone oder einem Gespräch mit ihm (Abschnitt 3.10) speichert ein Cookie, wie viele Fragen und Gespräche Sie heute noch haben. Wenn Sie eine Demo buchen, tun Sie das im Kalender eines externen Terminplanungsdienstes, der in unsere Seite eingebettet ist; dieser Dienst kann in seinem eigenen Fenster ein funktionales Sicherheitscookie setzen und erhält die Daten, die Sie bei der Terminbuchung eingeben. Die Statistiken aus Abschnitt 3.7 funktionieren ohne Cookies und ohne Speicherung auf Ihrem Gerät; deshalb bitten wir dafür nicht um Ihre Einwilligung, und Sie sehen bei uns keinen Cookie-Hinweis. Sollten wir eine Technik einsetzen, für die eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese Einwilligung ein, bevor die Technik in Betrieb genommen wird.

In der Software und im Player kann Clonefy dagegen Cookies, Local Storage, Sitzungskennungen und vergleichbare Techniken einsetzen, unter anderem für:

• Authentifizierung und Sitzungsverwaltung;
• Sicherheit;
• das Speichern von Präferenzen;
• Player- und Nutzungsanalysen;
• die ordnungsgemäße technische Funktion der Software und des Players.

Für funktionale Techniken, die für die technische Funktion oder die Sicherheit unserer Dienste erforderlich sind, ist nicht immer eine gesonderte Einwilligung erforderlich. Für Analyse- oder vergleichbare Techniken, für die nach geltendem Recht eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, wird diese Einwilligung über den dafür vorgesehenen Weg eingeholt.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer gesonderten Cookie- und Technologieerklärung.

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Bei uns ist immer ein Mensch beteiligt, bevor eine Entscheidung über eine Person getroffen wird.

Unsere Software nutzt allerdings KI, um Videos, Stimmen, Übersetzungen und Untertitel zu generieren. Das sind Produktionsschritte an Material, das der Kunde bereitstellt und freigibt, und keine Bewertung von Personen. Wir nutzen kein Profiling, um Menschen einzuordnen, mit Punktwerten zu versehen oder zu beurteilen.

Wie wir zur europäischen KI-Verordnung stehen, erfahren Sie auf unserer Seite zum AI Act.

Je nach Situation und anwendbarem Datenschutzrecht können Ihnen unter anderem folgende Rechte zustehen:

• Recht auf Auskunft;
• Recht auf Berichtigung;
• Recht auf Löschung;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• Recht auf Datenübertragbarkeit;
• Widerspruchsrecht;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen.

Ihren Antrag können Sie an legal@clonefy.ai richten.

Wir können Sie um zusätzliche Informationen bitten, um Ihre Identität zu überprüfen und zu beurteilen, ob wir selbst die richtige Stelle sind, um auf Ihren Antrag zu reagieren. Verarbeitet Clonefy die betreffenden Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden, können wir Sie für die inhaltliche Bearbeitung an diesen Kunden verweisen.

Wenn Sie eine Beschwerde darüber haben, wie Clonefy mit personenbezogenen Daten umgeht, wenden Sie sich bitte zuerst an uns unter legal@clonefy.ai.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen.

Clonefy kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern, zum Beispiel bei Änderungen unserer Dienstleistungen, unserer Software, der Gesetzgebung oder unserer Verarbeitungstätigkeiten.

Die jeweils aktuelle Fassung veröffentlichen wir auf unserer Website oder stellen sie auf andere geeignete Weise zur Verfügung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir, wo angemessen, zusätzlich darüber.

Diese Datenschutzerklärung ist im Zusammenhang mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Cookie- und Technologieerklärung zu lesen, soweit diese anwendbar sind.

Bei Abweichungen zwischen vertraglichen Vereinbarungen mit einem Geschäftskunden und dieser Datenschutzerklärung haben für die betreffende Dienstleistung die anwendbaren vertraglichen Vereinbarungen Vorrang, soweit gesetzlich zulässig.